Утилизация архивных документов

В любой, даже самой мелкой компании, рано или поздно возникает необходимость ликвидации своего архива из документов. Связано это как со скоплением таковых, заниманием ими всё большего такого дорогого, складского места, так и по соображениям конфиденциальности информации.

Вообще, разные по типу документы требуют и своего минимального срока хранения по законодательству Российской Федерации. Соответственно, надо быть внимательным к этому аспекту, дабы не подпасть под административную или уголовную ответственность. Документы по налоговой отчётности, ведомости отдела кадров, путевые листы или в сфере отношений с юридическими лицами; все эти документы имеют разные сроки минимального хранения.

В том же случае, когда началась утилизация архивных документов, необходимо пройти известные каждой организации, процедуры определения ценности архивных документов, их градация на подошедших к утилизации, составления акта о ликвидации, разрешения и самого процесса ликвидации.

Когда всё готово к ликвидации необходимых документов, то выбирается желаемый способ. Рассмотрим самые распространённые способы.

Резка шредером. Этот способ является самым распространённым и разнообразным по способам реализации. Принцип действия состоит в резке бумаги на мелкие полоски, которые невозможно собрать или восстановить. Разной степени важности или секретности документы, подвергаются, соответственно, более или менее мелкому измельчению. Организация, как правило, закупает такое оборудование и самостоятельно занимается уничтожением документов. В зависимости от необходимого объёма уничтожаемых документов, закупается и соответствующее по цене оборудование. Также, есть фирмы, занимающиеся предоставлением такого типа оборудования в аренду, если организация не имеет возможности самостоятельно его закупить. Вплоть до больших систем на транспорте. Стоит упомянуть, что этот способ может вернуть часть затраченных на него средств, сдавая измельчённую бумагу в пункты приёма. Из неё впоследствии изготавливается целый спектр продукции от обычного картона до упаковок для пищевых продуктов.

Закапывание. Это самый дешёвый способ разобраться с ненужными архивами. Но это, также и самый неэффективный способ, после которого, при желании, можно извлечь неповреждёнными значительные фрагменты.

Сжигание. Относится к разряду распространённого в нашей стране способа и является не затратным. В этом случае также сохраняется вероятность частичной сохранности документов.К примеру, нанесённых на термостойкой бумаге. К тому же такой способ имеет риск возникновения пожара, а также негативно сказывается на экологии.

Химический. Самый дорогой и в то же время, самый эффективный способ уничтожения архивных документов. Необходимые архивы обрабатываются специальными химическими ингредиентами, уничтожающими их под ноль. Данный способ, к тому же самый экологически безвредный.

Каждая организация вправе выбрать свой путь решения проблемы утилизации архивных документов, не противоречащих законодательству.